Les changements et les réclamations sur les projets de construction

25 November 2020

L’entrepreneur est souvent déçu des résultats lorsque son projet subit des pertes financières causées par des changements et des retards. Les causes sont généralement associées au manque de ressource, au manque de temps ou encore au manque de connaissance pour gérer ces changements. Mieux identifier et mieux comprendre les changements c’est la fondation vers une meilleure gestion.  Préparer des preuves solides et présenter ses changements en suivant quelques principes de base simples. Voilà des approches qui permettent d’arriver plus rapidement au meilleur règlement et ce, avec le minimum de litige.

En collaboration avec Liette Vézina, ing, spécialiste dans le domaine, l’APECQ vous propose quelques questions fréquemment posées en matière de gestion des changements et la préparation de réclamations.

 

  • Pourquoi les réclamations sont si souvent rejetées, peu payantes ou prennent des années à se régler?

Parce que les changements ont été mal compris ou mal gérés. Très souvent, la procédure contractuelle n’a pas été suivie ou les preuves minimales nécessaires n’existent pas. On remarque aussi que le fondement, la présentation voire même les calculs ne tiennent pas la route, de sorte que personne ne s’y retrouve sur le projet; on s’y retrouve encore moins en cour. Dans la confusion, trop d’intervenants s’en mêlent, des procédures interminables et coûteuses s’enclenchent et on perd le contrôle du dossier qui n’aboutit pas. Il y a pourtant des trucs et des façons de faire qui aident à éviter, la plupart du temps, d’en arriver jusque-là. Il suffit de les comprendre et de les mettre en pratique dès le début du projet.

 

  • Pourquoi un échéancier de base, même le plus simple, devrait toujours être remis au client avant de commencer chacun des projets?

Aujourd’hui, la grande majorité des réclamations a trait aux retards, aux pénalités, aux coûts des mesures d’accélération, aux frais associés aux conditions hivernales et autres coûts d’impact.  Ces réclamations nécessitent la preuve des intentions de l’entrepreneur au départ, celles qui permettaient d’accomplir le projet selon le prix soumis. Sans un échéancier minimal au tout début, il est impossible de démontrer quels étaient les séquences, les durées, les horaires de travail, les saisons ou la date de fin prévus, qui reflètent le prix soumis. Sans la preuve de ce qui était vraiment prévu initialement, comment prouver les retards et les impacts des changements?

 

  • Pourquoi la valeur de règlement d’un changement ou d’une réclamation décroît-elle avec le temps?

Pendant le projet, il y a du personnel qualifié connaissant les faits et pouvant participer à récolter les preuves requises pour une démonstration solide. Pendant le projet on voit souvent 80%-100% de succès.  Plus le temps avance, plus l’accès aux preuves et aux personnes impliquées diminue. L’histoire se perd, la mémoire et la motivation aussi trop souvent. Plus on s’éloigne dans le temps, plus il y a d’intervenants coûteux qui s’impliquent. Les consultants et les avocats doivent y consacrer des efforts coûteux, entraînant avec eux du personnel clé qui n’est pas disponible ailleurs pendant ce temps. Tous ces coûts réduisent la marge qui est déjà mince. Les réclamations qui se rendent jusqu’en cour voient leur succès diminué entre 10 et 30%. Alors le meilleur règlement c’est celui qui est réalisé rapidement au chantier avec les intervenants du projet.

 

Préparer des demandes de changement et des réclamations solides constitue la base au succès de plusieurs projets, surtout dans le contexte des projets d’aujourd’hui. Mieux comprendre les changements et connaître les pratiques de gestion aidante vont améliorer les réactions et optimiser les chances de succès financier.

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