L’entrepreneur est souvent déçu des résultats lorsque son projet subit des pertes financières causées par des changements et des retards. Les causes sont généralement le manque de ressource, le manque de temps ou encore le manque de connaissance pour gérer ces changements. Mieux identifier et mieux comprendre les changements c’est la fondation vers leur meilleure gestion. Préparer des preuves solides et présenter ses changements en suivant quelques principes de base simples permettent d’arriver plus rapidement au meilleur règlement avec le minimum de litige en fin de compte. Les entrepreneurs échouent trop souvent à l’une ou l’autre de ces étapes.
En collaboration avec Liette Vézina, ing, spécialiste dans le domaine, l’APECQ vous propose quelques questions fréquemment posées en matière de gestion des changements et la préparation de réclamations.
Aujourd’hui, la grande majorité des réclamations a trait aux retards, aux pénalités, aux coûts des mesures d’accélération, aux frais associés aux conditions hivernales et autres coûts d’impact. Ces réclamations nécessitent la preuve des intentions de l’entrepreneur au départ, celles qui permettaient d’accomplir le projet selon le prix soumis. Sans un échéancier minimal au tout début, il est impossible de démontrer quels étaient les séquences, les durées, les horaires de travail, les saisons ou la date de fin prévus, qui reflètent le prix soumis. Sans la preuve de ce qui était vraiment prévu initialement, comment prouver les retards et les impacts des changements?
Ceux qui pensent être en mesure de récupérer le total des coûts supplémentaires et tous les retards vécus sur un projet ont malheureusement tort. Une réclamation, comme n’importe quel extra simple, doit obligatoirement être fondée sur un ou des changements. Sans preuve ni démonstration qu’il y a eu changements et que ces changements sont de la responsabilité du client, aucune réclamation n’ira plus loin que le bureau sur laquelle elle a été préparée. En tout premier lieu, il faut justifier les raisons pour lesquelles une demande de compensation est présentée et démontrer que le client en est responsable. C’est l’établissement du bien-fondé, élément clé à toute demande, peu importe son envergure. Alors seulement lorsque la responsabilité du client est établie solidement qu’il est possible de présenter les coûts et les retards. De plus, les clients exigent maintenant pour dégager des sommes que l’établissement du bien-fondé soit clair et que les causes soient liées très spécifiquement à leurs effets. Alors il est donc faux de croire que de présenter le dépassement des coûts et le retard total sur le projet mènera à un règlement. Ça a peut-être fonctionné dans le passé, mais ce n’est plus le cas aujourd’hui.
Les pertes de productivité spécifiques sont les pertes causées sur une activité spécifique par un problème ou changement spécifique. Ces pertes de productivité devraient être considérées comme des coûts directs des équipes pour pouvoir effectuer les activités qui ont subi des changements. Ce sont plutôt des heures additionnelles requises pour effectuer le travail donné, qui n’est pas le même que celui prévu. Lorsque c’est possible, on les calcule en comparant les travaux en période affectée avec les mêmes travaux en période normale. Quant aux pertes de productivité générales, ce sont les pertes de productivité qui sont difficilement identifiables, affectant les activités contractuelles inchangées et causées par un ensemble de changements. Ces pertes de productivité sont généralement traitées en coûts d’impact, car elles sont l’influence des changements sur les activités inchangées. Elles doivent être calculées après que les pertes de productivité spécifiques ont été établies. Elles s’appliquent sur les travaux du contrat et augmenteront avec l’importance des changements et sont aussi influencées par les conditions d’exécution du projet. Plusieurs études de l’industrie en traitent. On ne peut pas les utiliser sans en connaître les détails précis.
Préparer des demandes de changement et des réclamations solides constitue la base au succès de plusieurs projets, surtout dans le contexte des projets d’aujourd’hui. Mieux comprendre les changements et connaître les pratiques de gestion aidante vont améliorer les réactions et optimiser les chances de succès financier.
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